SIHTEERI MUUTOKSEN PYÖRTEISSÄ

- Irma Huotinen, Tiina Leino, Eila Ollila (Pikakirjoituslehti 3/1999)

Sihteerin työ on muuttunut  parin viimeisen vuosikymmenen aikana voimakkaasti.  Tietotekniikan kehittymisen myötä perinteinen ja rutiininomainen sihteerin työ on vähentynyt. Voidaan sanoa, että sihteeri on tullut johtajansa rinnalle ja työ on tänä päivänä enemmänkin johtajan  työparina olemista.

Tehtävät voivat sisältää henkilöstöhallintoa, taloushallintoa, viestintää, tiedotusta jne.. Joka tapauksessa tehtävässä onnistuminen edellyttää entistä syvempiä tietoja yrityksen liiketoiminta-alasta ja osaston tavoitteista ja arvoista. Voidakseen niveltää oman työnsä kokonaisuuteen sihteerin on pidettävä itsensä ajan tasalla ja hankittava itse tietoa. Samalla sihteerin rooli on muuttunut henkilösidonnaisesta asiantuntijasuuntaan. Johtajansa mukana tehtävästä toiseen tai yrityksestä toiseen siirtyvät henkilökohtaiset sihteerit kuuluvat tänä päivänä lähinnä pääjohtajatasolle.

Koska yrityksissä korostetaan kaikkien työntekijöiden omatoimisuutta, myös päällikkötason esimiehet toimivat tänä päivänä melko itsenäisesti. He vastaavat puheluihinsa itse, kirjoittavat muistionsa ja raporttinsa itse,  laativat matkalaskunsa itse jne. Tähän on tietenkin suuresti vaikuttanut sähköisten viestimien käytön lisääntyminen. Sihteerin työtä tämä muuttaa siten, että sihteerillä on aikaa toimia useamman henkilön avustajana tai hän on kokonaisen osaston tai tiimin jäsen. Joihinkin yrityksiin on myös perustettu sihteeripooleja, joiden palveluja käyttävät useammat henkilöt.

Sihteerin työkalut:

Matkapuhelin sihteerin tehotyökalu

Mitkä sihteerin perinteisistä työkaluista sitten ovat kokeneet suurimmat mullistukset? Kiinteä pöytäpuhelin on muuttunut matkapuhelimeksi. Sihteerin työssä on kautta aikojen korostettu sitä, että sihteerin on oltava aina paikalla. Matkapuhelin vapauttaa sihteerin työpöydän äärestä ja hän on silti kaiken aikaa tavoitettavissa. Soittajan ei tarvitse tietää, mistä sihteerin tavoittaa, sillä lankapuhelimeen tulevat puhelut on helppo siirtää työpisteestä poistuttaessa matkapuhelimeen.  Jos esimies ei voi tai halua itse pitää matkapuhelintaan auki kaiken aikaa, hän voi kuitenkin kätevästi kommunikoida sihteerinsä kanssa esim. lähettämällä tai vastaanottamalla tekstiviestejä. Tekstiviestin etu puheluun verrattuna on se, että siihen voi vastata huomiota herättämättä esimerkiksi kesken kokouksen.

Sähköposti säästää aikaa

Sähköposti vapauttaa sihteerille aikaa muihin töihin. Kopiointi vähenee, kun muistiot ja pöytäkirjat siirretään verkossa niiden tarkastajille ja jaetaan edelleen muiden tiedoksi verkon kautta. Erilaiset ohjeet, tiedotteet ja sisäiset kutsut kokouksiin, juhliin ja tiedotustilaisuuksiin lähetetään joustavasti sähköpostilla.  Posti voidaan myös lähettää kätevästi jakelurekisteriin määritellyille ryhmille. Suuri osa sihteerin työstä on nopeaa  viestien vaihtoa. Tässä sähköposti on parhaimmillaan. Sihteerin ei  tarvitse käyttää suhteettomasti aikaa saadakseen kuulijan langan päähän  ja sopiakseen tämän kanssa jostakin pikkuasiasta tai välittääkseen esimiehensä lyhyen viestin tai kommentin. Tämä hoituu nopeasti ja vaivattomasti sähköpostitse samoin kuin ajan varaus toisen kalenterista.  Jos esimies ja sihteeri ovat molemmat aktiivisia sähköpostin käyttäjiä, tämä on oiva väline kommunikoida esimiehen ollessa matkoilla. Kannettavalta tietokoneelta tai nk. kommunikaattorilta esimies voi lähettää viestejä joustavasti sihteerille, joka voi hoitaa asioita eteenpäin kotimaassa.

Sähköpostilla on myös haittapuolensa. Se säästää aikaa, mutta toisaalta samalla lisää kiirettä. Kun viestit kulkevat perille välittömästi, lähettäjä odottaa myös vastausta viipymättä. Sähköpostit voi tietenkin lukea itselleen sopivana hetkenä, mutta tämä olisi kuitenkin hoidettava riittävän usein, jotta niitä ei pääsisi kerääntymään ja tukkimaan verkkoa. Sähköposti tuo ulottuville valtavan määrän tietoa  ja varmasti jokainen saa postia enemmän kuin ehtii lukea. On entistä työläämpää erottaa olennainen ja itseä koskeva tieto epäolennaisesta. Tämä  lisää sihteerin työmäärää, koska hänen on seulottava tarpeellinen tieto sekä omasta että esimiehensä postista.

Internetin kautta sihteerin on mahdollisuus saada tietoa lähes mistä asiasta tahansa.  Kannattaa kuitenkin aina vertailla eri tietolähteitä, mistä sama tieto nopeimmin ja vähäisimmin kustannuksin on saatavilla. Kannattaa myös muistaa, että tehokas sähköpostin käyttö tai internet-verkossa liikkuminen, nk. Surffailu,  vähentää sosiaalista kanssakäymistä.  Kun sihteeri ennen  kävi työtoverinsa huoneessa henkilökohtaisesti hoitamassa jonkin asian, hän samalla saattoi aistia henkilöstön tunnelmia ja työilmapiiriä. Sähköpostiaikakaudella omasta työpisteestä ei juuri tarvitse poistua. Aikaa säästyy, mutta säästyykö sitä oikeasta paikasta?

Mitä ohjelmia löytyy sihteerin tietokoneesta?

Sihteerin työhön on ennen kaikkea vaikuttanut tietokoneen käytön lisääntyminen ja sen mukana atk-käyttöjärjestelmien ja -ohjelmien jatkuva vaihtuminen. Oppilaitokset ja  yritykset  joutuvat panostamaan  yhä enemmän atk-koulutukseen, ja myös  sihteereiden  on ollut pakko sopeutua muutoksiin ja kouluttautua uudelleen. Atk-taidot ovat tänä päivänä sihteerin tärkeimpiä taitovaatimuksia, minkä voi havaita lukiessaan lehtien työpaikkailmoituksia. Vaatimuksena on usein koko toimistopaketin hallinta, mikä tarkoittaa tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta-, piirros- ja mahdollisesti myös tietokantaohjelman hallintaa. Pahitteeksi eivät ole perustaidot kuvankäsittely- ja  taitto-ohjelmissakaan.

Pitkälle kehittyneet tekstinkäsittelyohjelmat ovat  suureksi avuksi, ja niissä on paljon sellaisia hienouksia, joita ei edes voi päivittäisessä työssä hyödyntää.  Teksinkäsittelyohjelmiin  on  lisätty yhä enemmän  graafisia ominaisuuksia, joita voi hyödyntää itse ohjelmassa, tai käyttää  muiden yhteensopivien ohjelmien tiedostoja. Lisäksi väritulostimen käyttö mahdollistaa edustavien asiakirjojen teon  käyttämällä ainoastaan tekstinkäsittelyohjelmaa.

Taulukkolaskentaohjelmat ovat työssä suureksi avuksi, minkä vuoksi jokaisella sihteerillä pitäisi olla niissä perustaidot.  Taulukkolaskentaohjelmaa voi käyttää laskentaan, ja ohjelma sisältää paljon esim. tilastojen käsittelyyn tarvittavia ominaisuuksia, jotka yhdistettynä graafiikkaan tekevät ohjelmasta todella monipuolisen ja ehkäpä laadukkaimman atk-ohjelman. Ohjelma ei ole tarkoitettukaan tekstinkäsittelyyn, joten siinä se on kömpelö, mutta aina, kun on tarvetta asiakirjan tekemiseen, jossa on tekstin lisäksi taulukkoja ja kaavioita, kannattaa harkita taulukkolaskentaohjelman hyödyntämistä.

Toimistojen piirto-ohjelmistot on suunniteltu erityisesti kalvojen ja diaesitysten tekemiseen. Ohjelman avulla voidaan tehdä muistilistoja myöten kaikki, mitä diaesityksen pitämisessä tarvitaan, oli sitten kyse perinteisistä piirtoheitinkalvoista tai tietokoneen ja siirtoheittimen avulla pidettävästä diaesityksestä, jossa dia- esitys voidaan ajastaa ja siihen voidaan liittää monipuolisesti teksti- ja äänitehosteita sekä kuvia. Diaesitysten käyttöä voisi lisätä, ja niiden käyttöä on toistaiseksi ehkä rajoittanut se, että esitelmänpitäjän pitää hallita käsiteltävän  asian lisäksi esityksen teko ohjelmalla ja tietokoneen käyttö esitysvaiheessa. Sihteeri voi kyllä tehdä kätevästi valmiiksi diaesityksen annettujen ohjeiden mukaan, mutta esitelmänpitäjän pitäisi hallita esityksen ulosajo  samalla tavalla kuin  dian tai piirtoheitinkalvon vaihto.

Piirto-, kuvankäsittely- ja taitto-ohjelmia käytettäessä tulee hallita myös tulosteen visualisointi ja taitto kuten kirjasinlajit, kuvien asettelu, värien ja viivojen käyttö, materiaalivalinnat, tilankäyttö jne.   Tähän on saatavissa koulutusta ja oppaita, joihin kannattaa tutustua. Monissa suurissa yrityksissä on lisäksi tarkat ohjeet yrityksen julkaisuissa  käytettävistä väreistä ja tyyleistä, jotka sihteerin on hallittava. Yleisesti ottaen kaikissa yrityksissä julkaisut ovat osa yrityskuvaa, imagoa.

Tietokantaohjelman tunteminen on eduksi varsinkin myyntiin ja markkinointiin liittyvissä töissä, joissa tarvitaan  asiakastietojen keräämistä ja raportointia. Tietokantaohjelmasta voi olla suuri hyöty myös pienien tiedostojen käsittelyssä. Ohjelmien käytössä työn suunnittelu on tärkeää, ja todellisen hyödyn saa vasta, kun on oppinut käyttämään ohjelmaa kunnolla ja hallitsee tekniikan.

Myös kuvaskannerin käyttö on hyvä hallita, koska kuvia voidaan näin yhdistää asiakirjoihin ja tulostaa väritulostimella, jolloin voidaan korvata kallis värikopiokone.  Kuvansiirron hallintaa tarvitaan myös yhä enemmän painotuotteiden teossa. Kirjapainot tulevat tosin sihteerin avuksi, mutta hyvä yhteistyö kirjapainojen kanssa edellyttää, että painotyöt ovat viimeisteltyjä kirjapainoon vietäessä.

Sihteerille on myös hyötyä, jos hän tuntee audiovisuaaliset välineet ja niiden käytön. Erilaiset esitystavat ovat muuttaneet perinteiset esitykset, joissa käytettiin kalvoja, dioja ja videoita. Nykyisin on käytössä kehittyneitä videoesitys-, dataesitys- ja äänentoistolaitteita. Sihteerin asiantuntemus ei voi kuitenkaan ulottua kaikkiin teknisiin hienouksiin, ja onneksi ainakin pääkaupunkiseudulla on yrityksiä, jotka vuokraavat kohtuuhintaan audiovisuaalisia palveluja ja -laitteita.

Onnistuminen atk:n hyödyntämisessä riippuu ennen kaikkea sihteerin omista taidoista ja halusta niiden kehittämiseen mutta myös siitä, minkälaista atk-tukea hän saa omassa yrityksessään. Isoissa yrityksissä atk-tukihenkilöitä on käytettävissä, mutta muutaman henkilön yrityksissä sihteeri on usein oma atk-tukihenkilönsä, mikä pakottaa laajempaan tiedonhankintaan myös atk-järjestelmistä. Uusiin laitteisiin ja ohjelmiin perehtyminen vaatiikin  aikaa ja töiden yhteensovittamista. Kehityksen päätähuimaava vauhti tuskin palvelee muita kuin laitevalmistajia ja kauppamiehiä. Parin vuoden välein toistuva uuden, "paremman" ohjelman opetteleminen vie aikaa muun ammattitaidon kehittämiseltä ja työstä on vaarassa tulla liian teknispainotteista. Atk onkin sihteerille avulias palvelija mutta siitä ei saa tulla hiostavaa isäntää.

Kansainvälistyminen:

Sihteerin on aina edellytetty hallitsevan useita kieliä.  Tänä päivänä monissa kansainvälisissä yrityksissä yhtiön viralliseksi kieleksi on sovittu englanti, mutta muitakaan kieliä ei tule unohtaa. EU:n myötä ranska ja saksa ovat lisänneet painoarvoaan. Vilkastunut kauppa Aasian maiden kanssa on luonut tarvetta mm. kiinan kielen taitoisista henkilöistä.  Kansainvälisyys vaatii sihteereiltä jatkuvaa opiskelua. Kielen lisäksi sihteerin on tunnettava yhä enemmän eri maanosien ja maiden tapoja ja kulttuuria.

Usein sihteeri ottaa ensimmäisen kontaktin, hoitaa kirjeenvaihdon ja järjestää tapaamisen. Globalisaatio vaikuttaa myös niissä yrityksissä, jotka eivät suoraan tee ulkomaankauppaa. Maailma käy pienemmäksi ja kaiken aikaa tulee ottaa huomioon muutoksen aiheuttamat vaatimukset. Nuoremmat, vastavalmistuneet sihteerit ovat ehkä tässä eri asemassa. He ajattelevat jo valmiiksi eri tavalla, he ovat matkustaneet paljon ja osaavat kansainvälisyyden. Toisaalta kokemuksen myötä tulevat itsenäisyys ja päätöksentekokyky, myöskin valta,  sen ottaminen ja käyttäminen. Näitä ominaisuuksia ei ole vastavalmistuneilla.

Verkottuminen

Verkostot ovat nykypäivää myös sihteereille. Työnantajatkin ovat huomanneet tämän ja sihteerien yhteisiä tapaamisia järjestetään sekä yritysten sisällä että ulkopuolisten kutsusta. Näiden tilaisuuksien tarkoitus on lähinnä tutustuttaa sihteereitä toisiinsa. Usein tapahtuu vieläkin niin, että sihteerit ovat puhuneet puhelimessa keskenään vuosikausia, mutta eivät ole koskaan tavanneet. Verkostot ovat tärkeitä myös tiedottamisen ja koulutuksen  kannalta. Verkostojen kautta tapahtuu myös entistä enemmän rekrytointeja. Sihteerit kertovat työpaikoista toisilleen ja suosittelevat kollegoitaan. Sihteeriyhdistys sekä HSO-sihteerit r.y ovat varmastikin luoneet suurimmat verkostot sihteerien keskuuteen.